Личный ассистент и исполнительный директор. Здесь то, что я делаю руками каждый день: календарь, финансовая отчетность, планирование проектов, аналитика и работа с AI.
Все материалы — мои настоящие рабочие документы. Везде, где были суммы, ФИО, телефоны и внутренние показатели, данные закрыты. Структура, логика и оформление — подлинные.
Три кейса, которых не было на первом интервью
Коротко о том, что я считаю своими сильными работами: событие под ключ в чужой стране, переезды, которые я организую удаленно, и доступ к личным финансам руководителя. Нажмите на заголовок, чтобы раскрыть.
01День рождения на Бали: 50 гостей, полностью сюрпризом для именинника+
Мне согласовали бюджет и тематику — дальше вела я. Работала в связке с организатором, которого подобрала сама: за результат и за смету отвечала я, и в бюджет мы уложились полностью.
Площадка — Private Jet Villa на Улувату, настоящий Boeing 737 на скале в 150 метрах над океаном. Мы привезли туда рояль — на обрыв скалы. Фотозона из живых белых роз. Всю программу вечера писала я.
Финал — салют. В Индонезии любой запуск в небо согласовывается с властями, это отдельная процедура, и ее мы прошли заранее.
Именинник не знал ничего до момента, когда приехал на площадку.
Сложнее логистики оказалась работа с индонезийскими подрядчиками: их нужно проверять лично и по нескольку раз — приехать, показать, убедиться, что понят именно тот оттенок и именно то время. Я строила тайминги с запасом и контрольными точками, называя подрядчикам сроки заведомо раньше нужных.
02Переезды в другой стране, которые я организую удаленно+
Это отдельная моя история, и обычно она удивляет руководителей больше всего.
Пример: руководитель в Дубае, заканчивается краткосрочная аренда, нужно переехать из одной квартиры в другую. Меня в стране нет.
Я нахожу и проверяю человека или клининговую компанию на месте, беру их на связь и веду переезд удаленно: контролирую сборы, перевозку и расстановку вещей.
Результат: утром он вышел из старой квартиры с ноутбуком по своим делам, а вечером приехал уже в новую — вещи перевезены, разложены, поглажены и висят в шкафах. Участвовать ему не пришлось вообще.
За несколько лет я обзавелась контактами по всему миру. Если нужный человек в этот момент оказывается в этом городе — он помогает; если нет, я нахожу и проверяю нового.
Важный нюанс: так можно работать только при планировании заранее, потому что найти и проверить человека — это время. Поэтому о переездах я всегда прошу говорить мне как можно раньше.
03Четыре года полного доступа к личным финансам — без единого инцидента+
За это время я стала настолько правой рукой, что у меня есть доступ ко всем счетам, я оформлена в банке как доверенное лицо, и на меня выписана нотариальная доверенность практически на все действия от его имени.
За четыре года не было ни одной ситуации, где мы друг друга недопоняли.
К чужим деньгам я отношусь как к своим — а сама переплачивать не люблю.
Как финансовый директор я выстроила внутри компании систему фондов, и благодаря ей мы накопили резервные фонды и капитал, которых до этого не было.
01
Календарь и график
Свой календарь и календарь руководителя удобнее всего вести в Google Календаре. Туда попадает все: рабочее, бытовое, дорога, оплаты, регулярные обязательства. Наши календари синхронизированы, и внутри есть своя структура — каждая сфера и тип задачи имеет свой цвет, поэтому день читается с одного взгляда.
Неделя в деталях. Планерки, созвоны, съемки, вебинары, тренировки, регулярные блоки и личное — в одной сетке.Месяц целиком. Поездки, даты выплат и регулярных платежей, повторяющиеся блоки, стратсессии.
Правила, по которым я веду календарь
Сначала горизонт. Мне всегда важно понимать минимум полугодовое планирование, и уже внутри него — помесячное
20–25 числа — созвон с руководителем по следующему месяцу. Смотрим, что изменилось, что двигается, и детально фиксируем план на месяц вперед
Еженедельная сверка, обычно с пятницы по воскресенье. При необходимости созваниваемся, проверяем все события будущей недели, проговариваем задачи, которые я забираю на себя, и мелочи вроде подарков на дни рождения
Оплаты и регулярные обязательства всегда стоят в календаре ежемесячным или ежегодным напоминанием. Ничего не держится на памяти
Цвет по типу события и сфере — так день и неделя читаются мгновенно, без чтения текста
02
Задачи на каждый день
Задачи мне удобнее всего держать не в приложениях, а в обычной заметке с жесткой структурой. Есть блок «Сегодня» — то, что я обязана закрыть сегодня; отдельно рабочие задачи списком, чтобы держать их в поле зрения; отдельно вопросы к руководителю и личное. Из этого я каждое утро собираю себе день. Заметка называется смешно — это сознательно, так она держит фокус лучше любого таск-менеджера.
Рабочая заметка. Структура блоков видна, содержание задач закрыто.
03
Как я передаю информацию руководителю
Реальные сообщения из переписки. Правило простое: человек не должен ничего уточнять и никуда переходить. Все, что нужно, — в одном сообщении, сверху вниз по порядку действий, с точным временем и адресом. Такое сообщение я отправляю вечером или за сутки до вылета, и точно так же оформляю любую бронь.
Информация по вылету. Посадочный, аэропорт и терминал, время выхода из дома, время быть в аэропорту, номер рейса, стойки регистрации, посадка и вылет — плюс предупреждение про очереди. Личные данные на посадочном закрыты.Бронирование ресторана в Дубае. Подтверждение брони, время, имя, количество гостей и ссылка на карты одним сообщением.
04
Финансы и отчетность
От управленческого отчета по компании до личных расходов руководителя с категориями и подытогами. Все суммы скрыты в целях конфиденциальности. Веду бюджеты — и годовые, и ежемесячные, и готовлю отчеты по ним.
ДДС и P&L по месяцам. Выручка, коммерческие расходы, маркетинг, маржинальный доход, отделы, EBITDA, чистая прибыль. По каждому месяцу — факт, план и отклонение.Личные расходы за месяц. Категории с подытогами: личное и быт, работа, развитие. Справа — доходная часть.
05
Документы и доступы
Рабочий диск руководителя — или любой другой источник, где ему удобно. Любой документ находится за секунды, в том числе человеком, который видит папку впервые. Отдельно веду базу знаний о руководителе и единый реестр доступов: все сервисы собраны в одном месте, ничего не теряется и не приходится восстанавливать в момент, когда доступ нужен срочно.
Рабочая папка. Структура по типам и проектам, единые правила именования, настроенные доступы. Названия клиентских папок закрыты.База знаний о руководителе. Здоровье, питание, поездки и страны, покупки, семья и друзья, спорт, райдер, доступы, подарки, квартира, документы — каждый раздел с деталями внутри.Реестр доступов. Все сервисы в одном списке. Логины и пароли закрыты полностью, видны только названия сервисов.
06
База подрядчиков
Собираю и веду сама: организаторы, турагенты, врачи, юристы, фотографы, HR, цветы, площадки под разное количество гостей. У каждого — категория, город, контакт и комментарий, зачем именно он: что делает лучше других, к кому идти со срочным, где принимают заказы только в мессенджере. Такая база — причина, по которой задачи «на вчера» решаются за час.
База подрядчиков. Имена, контакты и телефоны закрыты — это данные третьих лиц. Категории, города и комментарии видны.
07
Планирование проекта
Годовое планирование образовательного проекта: старты потоков, вебинары, отпуска продукта, события студентов и воронка — на одной доске. Так видно, где месяцы перегружены, а где пусто, и как одно наезжает на другое.
Годовой roadmap проекта. Календари стартов по направлениям, диаграммы наложения потоков, временная шкала запусков и схема вебинарной воронки — на одной доске. Общий план дан намеренно: так не читается содержание карточек. Стикеры дополнительно закрыты.
08
Аналитика: продуктовые лестницы конкурентов
Фрагмент исследования, которое я собрала для клиента перед стратегической сессией (отчет собран при помощи Claude Code).
Ценовые диапазоны. От самого дешевого продукта до самого дорогого у каждого игрока, логарифмическая шкала.Как устроен каждый. Разбор лестницы по ступеням, с ценами, форматом и разрывами.
09
Презентации
Тренинг «Точка роста» — как стратегия меняет жизнь. Онлайн-эфир на 2,5 часа, 32 слайда. Я собирала методологию: смысловую линию эфира, структуру и логику подачи. Тренинг о том, как через личную стратегию осознанно перейти из точки А в точку Б — конкретные шаги, доход и профессия, а не абстрактные цели. Темы: стратегия жизни как система координат, «невидимый потолок», оцифровка недели и приоритеты, колесо баланса, окружение и фокус. Более 10 участников после него трудоустроились в команды, которые я собирала.
Обложка презентации к эфиру.
10
Регламенты и передача процессов
Актуальные регламенты — внутренние документы работодателя, показывать их я не буду. Здесь структура, по которой я описываю любой повторяющийся процесс: так, чтобы человек со стороны продолжил без меня и без вопросов.
Из чего состоит регламент
Что это за процесс и зачем — одним абзацем, без терминов
Где что лежит: файлы, доступы, кто владелец, у кого какие права
Структура документов — что на каких листах, что считается формулой, а что вносится руками
Ежедневная и ежемесячная рутина по шагам, с частотой и временем
Правила и исключения: что делать, когда данные неоднозначны. Главное правило — уточнять, а не додумывать
Текущее состояние на дату — чтобы преемник начал с фактов, а не с раскопок
11
Поездки
Отдельного тревел-гайда у меня нет: такой задачи не стояло, а поездки каждый раз разные. Вместо документа у меня есть чек-лист, которого я придерживаюсь всегда.
Чек-лист поездки
Выбор страны или города и определение дат
Проверка визовой доступности и требований на въезд
Билеты, проживание, трансфер при необходимости
Расписание на поездку целиком
Документы: что взять, где лежат копии
Минимальная аптечка
Прогноз погоды и подсказка по гардеробу — что брать на конкретное количество градусов
Индивидуальные пункты под конкретную поездку: перевозка питомцев и документы на них, спортивный или рабочий инвентарь, особенности питания, страховка, связь на месте
12
AI в моей работе
Эта страница собрана руками AI под моим руководством
Структура, смыслы, отбор материалов и решение, что можно показывать, а что нет — мои. Верстка и сборка — на AI. Так я работаю и с остальными задачами: беру на себя мышление и проверку, а Claude Code — работу руками.
Встреча на 2 часа 18 минут в готовый документ за вечер
Запись и транскрипт разбираю по спикерам и темам, свожу в отчет с таймкодами, договоренностями и антикейсами. Спорные цифры помечаю на сверку, а не выдаю за факт. Вручную это два дня.
Учет расходов: телеграм-бот плюс таблица
Собрала бота и связку с таблицей: операции попадают в учет в день траты, вечернее напоминание приходит автоматически. Учет перестал накапливаться к концу месяца.
Аналитика и документы
Исследование конкурентов из раздела 08, продуктовые линейки, планы выручки и регламенты собираю с AI: на мне структура и проверка фактов, на Claude Code — работа руками.
Наталья Шустикас
По всем вопросам и за любыми уточнениями — пишите, отвечу быстро.
